Traditionelle Workshops bedingen, dass alle Workshop Teilnehmer im gleichen Raum sind. Aufgrund der digitalen Transformation verändert sich die Arbeitsweise. Mitarbeiter arbeiten von unterschiedlichen Orten aus und die Unternehmen möchten darauf verzichten, dass diese für jedes Meeting oder jeden Workshop in die Zentrale reisen müssen. Durch das Reisen entstehen hohe Kosten und oftmals ein negativer ökologischer Effekt.

Eine Lösung ist es, die Workshops und deren Methodiken in die digitale Welt zu verlagern, wo Personen von überall aus am Workshop Teilnehmen und Mitwirken können. Mehrere Teams und Teilnehmer aus dem Homeoffice können so gemeinsam einen Workshop durchführen und Ihre Ideen und Inputs remote beisteuern.

Durch die digitale Transformation des Meetingraums und des einzelnen Arbeitsplatzes, ist das Szenario eines effektiven digitalen Workshops immer realistischer. Die Vorteile des digitalen Workshops sind, dass er geografischen Distanzen überbrückt und sämtliche Workshopinhalte jederzeit digital verfügbar macht.

Eine der besten Technologien für die Digitalisierung von Workshops ist das Surface Hub von Microsoft, welches immer mehr in modernen Meetingräumen anzutreffen ist.

Analoge Workshops – Bestechend einfach, aber limitiert

Workshops werden oft so durchgeführt, dass eine bestimmte, die Workshop Methode unterstützende Vorlage ausgedruckt und an eine Wand geklebt wird. Auf diese Vorlage fügen die Workshop Teilnehmer, geführt vom Moderator, einzelne Zettel oder Post-It’s mit Ihren Ideen und Kommentaren an. Der Moderator bündelt die Ideen und sorgt dafür, dass alle die erstellten Inhalte verstehen. Die Durchführung eines Workshops im klassischen, anlogen Sinn hat zahlreiche Vor- und Nachteile.

Der grösste Vorteil analoger Workshops ist, dass jeder die Arbeitsweise auf anhieb versteht und umsetzen kann. Nachteile sind, dass nach dem Abnehmen der Workshop Ergebnisse von der Wand, diese nicht mehr dynamisch zur Verfügung stehen. Oft werden die Ergebnisse abfotografiert und zur Weiterbearbeitung als Bild verteilt. Einen Workshop mittels dieser analogen Methodik remote durchzuführen, ist nur sehr umständlich möglich und bedarf einiger kreativer Video- und Audiokonferenzinstallationen.

Beispiel eines analogen Value Proposition Workshops – Bild: Michael Görög

 

Workshops digitalisieren – Erfolg mit pragmatischer Umsetzung

Das Durchführen desselben Workshops auf einem digitalen Board wie dem Surface Hub bringt einige Hürden, aber auch zahlreiche Vorteile mit sich.

Die grösste Hürde ist, dass der Workshop Moderator, sowie die Teilnehmer lernen müssen, wie Sie mit den digitalen Werkzeugen die einzelnen Schritte des Workshops durchführen können. Diese Hürde wird durch des Surface Hub und Software mit einem natürlichen User Interface drastisch reduziert. Die Teilnehmer müssen nicht zuerst komplexe Software oder umständliche Interaktion mit Hardware erlernen. Sie können mit einem digitalen Post-It genau so interagieren, wie sie es aus der analogen Welt kennen.

Da alles digital geschieht können sich Teams und Teilnehmer von unterschiedlichen Standorten auf den gleichen Workshop Canvas verbinden und so Ihre Ideen beisteuern. Zusammen mit einer Videokonferenz sind die remote verbundenen Teilnehmer einander näher und können sich einfach verständigen. Der Moderator hat dank hochauflösenden Kameras einen guten Überblick über die einzelnen Teilnehmer und darüber wie aktiv sich diese am Workshop beteiligen.

Beispiel eines digitalen Value Proposition Workshops auf Surface Hub mit CollaBoard – Bild: Michael Görög

 

Die Vorteile des Surface Hubs für digitale Workshops

Die digitale Transformation des Meeting Raums führt dazu, dass klassische Werkzeuge wie Telefon, Flipchart, analoge Karten, Post-It’s und Beamer, durch grosse Touchscreens und integrierte Video- und Audiokonferenzsysteme ersetzt werden. Die Anzahl möglicher Touchscreens welche in die modernen Meetingräume einziehen können, hat sich in den letzten 12 Monaten verzehnfacht. Wir haben sehr viele dieser Screens ausprobiert und das Fazit ist, dass das Surface Hub mit Abstand das beste User Experience und die beste Haptik bietet. Schreiben ist auf keinem anderen Gerät so flüssig und natürlich

wie auf dem Hub. Die Windows 10 Team Edition, welche eine abgespeckte Version von Windows ist, besticht durch seine Einfachheit. Weiter können dank der Team Edition auch mehrere Personen gleichzeitig mit dem Hub und darauf laufender Software Interagieren.

Damit bietet das Surface Hub ein zentraler Vorteil gegenüber den anderen Geräten. Die Nutzer Akzeptanz wird durch die Faktoren der natürlichen und intuitiven Interaktion mit Hard- und Software stark verbessert. Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit, dass das Surface Hub vermehrt für digitale Workshops eingesetzt wird.

Business Model Canvas Workshop auf Surface Hub mit CollaBoard. Bild: Michael Görög

 

Können Remote Sessions den persönlichen Vor-Ort Kontakt konkurrenzieren?

Eines ist gewiss, mit den heutigen Technologien können wir bei einem remote durchgeführten Workshop nicht die gleiche Atmosphäre erzeugen, wie bei einem Workshop, wo alle Teilnehmer vor Ort sind. Aber die Chancen gleich gute Ergebnisse in einem digitalen Workshop zu erzielen, werden mit neuen Technologien wie dem Surface Hub, anderen Ink- und Touchfähigen Geräten immer grösser. Am Ende werden die zahlreichen Vorteile des Digitalen überwiegend und mehr und mehr Workshops in modernen Meetingräumen werden digital durchgeführt.

 

Beispielvideo eines digitalen Business Model Canvas Workshops mit Surface Hub und CollaBoard: